MANUAL DO FORNECEDOR
1 - Objetivo
Este documento tem por objetivo orientar os fornecedores, norteando a relação entre os
envolvidos e visando agregar valor ao negócio, baseando-se na política de Gestão de
Fornecedores/Prestadores/Terceiros que define critérios e processos para seleção, qualificação e
avaliação de fornecedores e aquisição de produtos e serviços.
2 - Setor de Licitação e Compras
O Objetivo do setor é gerar resultados por meio da aquisição de bens e serviços, através de
parceiros idôneos que apresentem a melhor relação custo x benefício, o menor risco, dentro dos
prazos e qualidade exigidos. Suprir a instituição com fluxo seguro na aquisição de insumos
necessários ao pleno funcionamento do hospital.
Os colaboradores comprometem-se, na condução dos processos de contratação e gestão de
contratos, bem como no relacionamento com fornecedores de materiais, produtos, bens e
serviços, respeitar os princípios definidos nas Políticas Institucionais.
2.1 - Processos de Aquisição
Todas as compras e contratações seguem os princípios regulamentados conforme legislações e
procedimentos descritos.
Os processos adotados pela SCMJF visam garantir a imparcialidade, transparência através das
modalidades adotadas, avaliando a capacidade de atendimento de critérios de qualidade, técnicos,
financeiros, prazos e conformidade com a legislação.
A responsabilidade das aquisições e contratações de bens e serviços é do setor de Licitação e
Compras, cabendo às demais áreas especificar, qualificar tecnicamente, os bens e serviços a
serem adquiridos.
A Santa Casa conta com a atuação das comissões técnicas no suporte para definição de requisitos
técnicos pertinentes aos bens e insumos adquiridos.
2.1.1 Modalidades de aquisição adotadas pela Santa Casa
-
Cotação via Plataforma de Compras – que permite abranger todo território nacional,
considerando os requisitos descritos para participação no processo e especificações técnicas dos
produtos e serviço
-
Cotações via e-mail – onde são realizadas coletas de preços com três ou mais fornecedores,
via e-mail. O fechamento é feito através do Mapa de Apuração
-
Acordos Comerciais – o objetivo é programar as entregas, com a manutenção do preço pelo
período acordado considerando as variáveis do mercado. São firmados acordos comerciais com
os vencedores das cotações, por um período de 06 meses a 01 ano.
-
Licitações – a Santa Casa aplica a Lei 8.666/93 para aquisição de bens e serviços comuns
sempre que recebe recursos oriundos de Verba Pública
-
Formalização de Contratos – serão firmados com fornecedores, prestadores e/ou terceiros
instrumento administrativo e jurídico, visando o equilíbrio entre as partes. Deste modo, devem
ser observados o prazo de vigência de 12 (doze) meses, eleição do foro competente para
julgar as questões relacionadas a este instrumento, o foro de Juiz de Fora (sede da Instituição) e demais considerações que se fizerem necessárias, constantes no Manual do Fornecedor/prestador/terceiro.
2.1.2 – Documentos de formalização de compra e contratação
Ordem de Compra é o documento que efetiva a aquisição de produtos ou serviços. Nela
são descritas as condições de fornecimento e as características dos produtos a serem fornecidos
(descrição completa, forma de apresentação, marca, quantidade, valor unitário, descontos
concedidos, impostos incidentes e valor total).
Contrato documento que formaliza a negociação, entre a SCMJF e Fornecedor. • A
formalização do contrato se dará mediante a assinatura dos representantes legais da contratante
e contratada.
2.2.3 - Responsabilidades do Fornecedor no processo de Compras
- Garantir a resposta das cotações dentro do prazo estabelecido;
- Fornecer materiais e serviços que obedeçam aos padrões exigidos pelas normas técnicas
vigentes;
- Responsabilizar-se de forma ampla e irrestrita pelos materiais produzidos ou comercializados
no seu estabelecimento, inclusive por todo desvio de qualidade que porventura não tenha
sido identificado no ato do recebimento;
-
Permitir à Instituição acompanhar o processo de industrialização, comercialização e estocagem dos materiais, quando necessário;
-
Receber e aceitar notificações referentes a qualquer procedimento que precisa ser corrigido
e que estejam em desacordo com o contratado, fazendo as devidas correções no prazo estabelecido.
2.2.4 - Pontos Fundamentais para o relacionamento comercial
-
Observar a data e hora limite estipulada pelo comprador para envio das propostas (retorno
da Cotação de Preços);
-
Fornecer equipamentos, materiais ou serviços por solicitação exclusiva de funcionários do
Setor de Licitação e Compras
-
Estar ciente que os únicos documentos para formalizar uma negociação e respectivo pagamento são a Ordem de Compra ou o Contrato;
-
Fornecer quando solicitado, toda documentação exigida para cadastro e fornecimento
-
Fornecer informações imediatas da confirmação do pedido e/ou quaisquer mudanças relativas ao mesmo;
-
Atender à Instituição em suas necessidades, de acordo com quantidade e data de entregas
pactuadas, respeitando as condições comerciais negociadas;
-
Responder prontamente às solicitações dos colaboradores da área de Compras quanto ao
tempo de entrega de materiais e serviços.
2.2.5 - Normas para entrega dos Produto
As entregas devem obedecer às definições contidas na Ordem de Compra ou no Contrato, bem
como os locais e horários praticados pela SCMJF. É obrigatório a indicação do lote, validade e
nº da ordem de compra na nota fiscal.
Dados para emissão de Nota Fiscal:
✓ Razão Social: Santa Casa de Misericórdia de Juiz de Fora
✓ CNPJ 21.575.709/0001-95
✓ Endereço de entrega e faturamento - Avenida Barão do Rio Branco, 3353 - Passos - CEP
36.021-630 Juiz de Fora - MG
Horário de entrega:
✓ Almoxarifado central – 2ª a 5ª feira, das 08:00h às 11:00h e 14:00h às 17:00h / 6ª feira
08:00h às 11:00h e 14:00h às 16:00h.
✓ Almoxarifado manutenção: de 2ª a 5ª feira das 08:00h às 11:00h e 13:00h às 17:00h, 6ª
feira das 08:00h às 11:00h e 13:00h às 16:00h.
✓ Almoxarifado nutrição: de 2ª a 6ª feira das 08:00 às 11:00h e 13:00 às 15:00h / sábados:
08:00 às 13:00h.
✓ Laboratório de imunologia: avenida barão do rio branco, 3500 – 12º andar de 2ª a 5ª das
08:00h às 16:00h e 6ª feira das 08:00h às 15:00h.
Em caso de necessidade de medicamentos ou materiais médico-hospitalares de urgência,
permitimos a entrega na Farmácia Central nos horários: 2ª a 6ª feira, das 07:00h às 19:00h e
Sábados de 07:00h a 12:00h, fora desses horários somente com autorização da Coordenação
da Farmácia.
2.2.6 - Orientações para faturamento e emissão da Nota Fiscal
- Na Nota Fiscal deve constar o número da Ordem de Compra;
- Na Nota Fiscal de Materiais Especiais e Consignados, deve constar o lote, a validade,
registro na Anvisa, além dos dados do atendimento: paciente, cirurgião, data da cirurgia e
convênio;
- Na Nota Fiscal de Medicamentos, Materiais Hospitalares, Nutricionais e produtos de
Laboratório devem constar, obrigatoriamente, informações de lote e validade dos produtos;
- Para Medicamentos e Materiais Hospitalares, a validade mínima deve ser de 12 meses a
contar do envio;
- Para Gêneros Alimentícios não perecíveis a validade mínima deve ser de 03 meses;
- Para produtos de laboratório refrigerados, a validade mínima deve ser de 03 meses e para
congelados, a validade mínima deve ser de 06 meses.
E-mail para recebimento de notas fiscais
Almoxarifado Central / Manutenção: [email protected]
Medicamentos: [email protected]
OPME Geral: [email protected]
OPME Hemodinâmica: [email protected]
2.2.7 - Orientações para entrega dos produtos no Almoxarifado
- O faturamento deve estar de acordo com a Ordem de Compra/contrato;
- Validade e especificações do produto devem estar de acordo com as condições acordadas;
- A transportadora deverá enviar funcionários em número suficiente para realizar a descarga
dos materiais/produtos;
- O peso e empilhamento máximo das embalagens não devem exceder às regulamentações
vigentes ou orientações do fabricante;
- Os veículos utilizados para entrega devem ser adequados ao tipo de produto transportado,
sendo os mesmos passíveis de verificação das condições pela equipe de recebimento.
2.2.8 - Devoluções
Na entrega, os produtos que não atenderem aos requisitos especificados serão devolvidos na
sua totalidade, constando o motivo no verso da Nota Fiscal.
Quando se tratar de devolução posterior ao recebimento, o fornecedor será comunicado e a
devolução será acompanhada da respectiva Nota Fiscal de Devolução emitida pela SCMJF.
Para fins de avaliação do fornecedor, as Intercorrências serão registradas no sistema de gestão
estratégica e enviadas por e-mail.
3 - Gestão de Fornecedores
3.1 - Fornecedores Críticos
São considerados fornecedores críticos aqueles que podem afetar a qualidade (impacta diretamente no
atendimento e na satisfação do cliente) tem potencial para conduzir dano aos clientes, ao patrimônio
e que possa colocar em risco a continuidade operacional da Instituição e que se não
acompanhados, podem comprometer de forma relevante a assistência direta ao paciente ou a manutenção
de serviços essenciais de apoio.
3.2 - Seleção de Fornecedores
Os fornecedores serão selecionados de acordo com o tipo de necessidade da Instituição. Para
facilitar a gestão deles, quando cadastrados, são identificados de acordo com o grupo de
produtos que fornece: fornecedores de materiais e medicamentos, fornecedores de Gêneros
Alimentícios, fornecedores de OPME, conforme padrões do sistema de gestão MVSoul.
3.3 - Qualificação de Fornecedores
É reservada a SCMJF a inclusão de novos fornecedores assim como a inativação de
fornecedores que não atendam aos requisitos estabelecidos para qualificação. A SCMJF utiliza
plataforma eletrônica de compra, onde estão disponibilizados os documentos necessários para
participação nos processos, para compras realizadas fora da plataforma, solicitamos que envie
os documentos digitalizados para o e-mail do comprador solicitante.
Os Documentos exigidos para todos os fornecedores estão descritos nas Fichas de cadastrais que
foram elaboradas em conformidade com a área técnica e seguem os requisitos legais por ramo de
atividade, podendo ser solicitado documentos complementares ou descartado sempre que
necessário.
3.3.1 Documentação necessária para cadastro
PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS MÉDICOS CONTRATADO
- Cartão de inscrição do CNPJ
- Contrato Social / Última Alteração Contratual;
- Carteira de Identidade e CPF/MF dos sócios ;
- Inscrição no C.N.E.S. – Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Saúde;
- Certificado de responsabilidade técnica do Conselho correspondente;
- Alvará de localização e funcionamento expedido pela prefeitura;
- Alvará da vigilância sanitária ;
- Título de especialização (QUANDO SOLICITADO PELA DIREÇÃO TÉCNICA) ;
- Inscrição na A.N.S. - Agência Nacional de Saúde Suplementar;
- Certidão negativa de tributos previdenciários;
- Certidão negativa de tributos federais;
FORNECEDORES DE SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO E CALIBRAÇAO DE EQUIPAMENTOS
MÉDICOS
- Cartão de inscrição do CNPJ;
- Contrato Social;
- Alvará de localização e funcionamento expedido pela prefeitura;
- Alvará da vigilância sanitária ;
- Certificado de responsabilidade técnica do Conselho correspondente ;
- Declaração meio de transporte veículo de transporte vistoriado pela vigilância ou outro órgão;
- Competente (quando o produto exigir);
- Certificações, políticas ou Sistemas de Gestão (Qualidade, Meio Ambiente, Responsabilidade Social, Saúde e Segurança) – OPCIONAL;
- Credenciamento no inmetro / Rede Brasileira de Calibração .
FORNECEDORES DE MATERIAIS MÉDICO/ MEDICAMENTOS / SANEANTES
- Cartão de inscrição do CNPJ;
- Alvará de localização e funcionamento expedido pela prefeitura
- Alvará da vigilância sanitária;
- Certificado de boas práticas de fabricação emitido pela ANVISA;
- Certificado de boas práticas de Distribuição e armazenagem de medicamentos;
- Certificado de boas práticas de Distribuição e armazenagem de Produtos;
- Certificado de responsabilidade técnica do Conselho correspondente;
- Autorização especial para comercialização de produtos sujeitos a controles especiais;
- Autorização para medicamentos notificação simplificada;
- "Laudo de Análise física, química, biológica para medicamentos notificação simplificada
( exemplo: álcool, PVPI etc.)”;
- Certificações, políticas ou Sistemas de Gestão (Qualidade, Meio Ambiente, Responsabilidade Social, Saúde e Segurança) – OPCIONAL.
FORNECEDORES DE GÊNEROS ALIMENTÍCIOS
- Cartão de inscrição do CNPJ;
- Manual de Boas Práticas;
- Alvará de localização e funcionamento expedido pela prefeitura;
- Alvará da vigilância sanitária;
- "Declaração meio de transporte veículo de transporte vistoriado pela vigilância ou outro órgão;
- Competente (quando o produto exigir)";
- Certificado de controle da água;
- Registro do SIF ou IMA (fornecedores de produtos de origem animal);
- Certificado de controle integrado de vetores e pragas;
- Análise microbiológica - OPCIONAL;
- Certificações, políticas ou Sistemas de Gestão (Qualidade, Meio Ambiente, Responsabilidade Social, Saúde e Segurança) – OPCIONAL
FORNECEDORES DE EQUIPAMENTOS MÉDICOS
- Cartão de inscrição do CNPJ;
- Alvará de localização e funcionamento expedido pela prefeitura;
- Alvará da vigilância sanitária;
- Carta exclusividade, quando o exigir;
- Certificado de boas práticas de fabricação emitido pela ANVISA;
- Certificado de responsabilidade técnica do Conselho correspondente;
- Certificações, políticas ou Sistemas de Gestão (Qualidade, Meio Ambiente, Responsabilidade Social, Saúde e Segurança) – OPCIONAL;
FORNECEDORES DE EPI´s E EXTINTORES DE INCÊNDIO
- Cartão de inscrição do CNPJ;
- Certificações, políticas ou Sistemas de Gestão (Qualidade, Meio Ambiente, Responsabilidade
- Social, Saúde e Segurança) – OPCIONAL;
- Alvará de localização e funcionamento expedido pela prefeitura;
- Certificação junto ao Inmetro, CREA, Corpo de Bombeiros.
3.4 – Avaliação de Fornecedores
A avaliação dos fornecedores é baseada em indicadores de desempenho, visando atender
requisitos de qualidade determinados pela Santa Casa.
Durante fornecimento do produto ou prestação de serviço, os fornecedores passarão por
processos de monitoramento e serão avaliados de acordo com seu nível de criticidade.
Para cada segmento temos critérios definidos, conforme modelos padronizados, visando
garantir a qualidade do serviço prestado e entrega de produtos.
3.5 - Visitas técnicas
Para qualificação de fornecedores e efetivo acompanhamento durante o relacionamento
comercial, para fornecedores críticos, será efetuada visita técnica a cada 2 anos ou por demanda
por uma equipe da SCMJF, cuja função será validar as condições de fornecimento.
Os fornecedores são avaliados e selecionados para visita técnica de acordo com a classificação
ABC em que estão inseridos. Na curva A se enquadram os fornecedores que, cumulativamente
representam até 70% do volume financeiro de aquisições, por isso considerados de maior
relevância e caracterizados como críticos.
No mês de janeiro de cada ano será feita a análise e o agendamento de visitas àqueles
necessários. O parâmetro de verificação é o da Curva ABC por Grupo, considerando para
geração da mesma os últimos 12 meses.
São avaliados os seguintes grupos: Medicamentos, Materiais Hospitalares, Material Laboratório
de Análises Clínicas, Gêneros Alimentícios, OPME e Prestadores de Serviços envolvidos
diretamente com a assistência hospitalar ou apoio essencial.
Quando os fornecedores forem fabricantes, não há necessidade de efetuar Visita Técnica,
porém, é preciso avaliar seu desempenho seguindo a metodologia estabelecida no item 3.2.4.
Para o grupo de Gêneros Alimentícios, são considerados críticos todos os fornecedores de Carnes,
Hortifrutigranjeiros, Pães, Leites e derivados, não obedecendo necessariamente a Curva ABC. Da
mesma forma, para o grupo de Serviços, são considerados críticos todos os fornecedores
envolvidos diretamente com a assistência hospitalar ou apoio essencial, não obedecendo
necessariamente a Curva ABC.
No momento da visita serão verificados os itens constantes do Check List visita técnica.
Após a visita técnica, os relatórios serão arquivados com o parecer e recomendações aos
fornecedores, para registro e consulta futura.
3.6 – Intercorrência ao Fornecedor Externo
A intercorrência ao Fornecedor Externo é uma ferramenta utilizada na gestão de fornecedores
para tratar questões voltadas a qualidade dos produtos e serviços, não conformidades
identificadas em visitas técnicas e auditoria interna em terceiros. Os relatos são direcionados aos
fornecedores que devem responder em até 3 dias úteis, identificando a causa raiz e apresentando
ações corretivas ou de melhoria.
3.7 – Índice de Desempenho de Fornecedores (IDF)
O IDF é composto pelas avaliações das entregas de produtos e serviços, visitas técnicas e
Intercorrências geradas ao longo do período, anualmente, após compilação dos dados divulgamos
o resultado obtido, conforme parâmetros abaixo:
- PÉSSIMO - Pontuação média de negativo a 10 - o fornecedor será notificado sobre a situação
e terá seu cadastro suspenso
- RUIM - Pontuação média de 10.01 a 20 - o fornecedor será notificado sobre a situação, que
será avaliado mensalmente. Caso persista o resultado, terá o cadastro suspenso;
- BOM - Pontuação média de 20.01 a 30 - o fornecedor será notificado sobre a situação, e será
avaliado mensalmente.
- ÓTIMO - Pontuação média de 30.01 a 35 - o fornecedor terá preferência em casos de empate
nas cotações e compras de urgência.
- EXCELENTE - Pontuação média de 35.01 a 40 - o fornecedor terá preferência em
negociações, empate nas cotações e compras de urgência
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