MANUAL DO FORNECEDOR

1 - Objetivo

Este documento tem por objetivo orientar os fornecedores, norteando a relação entre os envolvidos e visando agregar valor ao negócio, baseando-se na política de Gestão de Fornecedores/Prestadores/Terceiros que define critérios e processos para seleção, qualificação e avaliação de fornecedores e aquisição de produtos e serviços.

2 - Setor de Licitação e Compras

O Objetivo do setor é gerar resultados por meio da aquisição de bens e serviços, através de parceiros idôneos que apresentem a melhor relação custo x benefício, o menor risco, dentro dos prazos e qualidade exigidos. Suprir a instituição com fluxo seguro na aquisição de insumos necessários ao pleno funcionamento do hospital.

Os colaboradores comprometem-se, na condução dos processos de contratação e gestão de contratos, bem como no relacionamento com fornecedores de materiais, produtos, bens e serviços, respeitar os princípios definidos nas Políticas Institucionais.

2.1 - Processos de Aquisição

Todas as compras e contratações seguem os princípios regulamentados conforme legislações e procedimentos descritos.
Os processos adotados pela SCMJF visam garantir a imparcialidade, transparência através das modalidades adotadas, avaliando a capacidade de atendimento de critérios de qualidade, técnicos, financeiros, prazos e conformidade com a legislação.
A responsabilidade das aquisições e contratações de bens e serviços é do setor de Licitação e Compras, cabendo às demais áreas especificar, qualificar tecnicamente, os bens e serviços a serem adquiridos.
A Santa Casa conta com a atuação das comissões técnicas no suporte para definição de requisitos técnicos pertinentes aos bens e insumos adquiridos.

2.1.1 Modalidades de aquisição adotadas pela Santa Casa

• Cotação via Plataforma de Compras – que permite abranger todo território nacional, considerando os requisitos descritos para participação no processo e especificações técnicas dos produtos e serviço
• Cotações via e-mail – onde são realizadas coletas de preços com três ou mais fornecedores, via e-mail. O fechamento é feito através do Mapa de Apuração
• Acordos Comerciais – o objetivo é programar as entregas, com a manutenção do preço pelo período acordado considerando as variáveis do mercado. São firmados acordos comerciais com os vencedores das cotações, por um período de 06 meses a 01 ano.
• Licitações – a Santa Casa aplica a Lei 8.666/93 para aquisição de bens e serviços comuns sempre que recebe recursos oriundos de Verba Pública
• Formalização de Contratos – serão firmados com fornecedores, prestadores e/ou terceiros instrumento administrativo e jurídico, visando o equilíbrio entre as partes. Deste modo, devem ser observados o prazo de vigência de 12 (doze) meses, eleição do foro competente para julgar as questões relacionadas a este instrumento, o foro de Juiz de Fora (sede da Instituição) e demais considerações que se fizerem necessárias, constantes no Manual do Fornecedor/prestador/terceiro.

2.1.2 – Documentos de formalização de compra e contratação

Ordem de Compra é o documento que efetiva a aquisição de produtos ou serviços. Nela são descritas as condições de fornecimento e as características dos produtos a serem fornecidos (descrição completa, forma de apresentação, marca, quantidade, valor unitário, descontos concedidos, impostos incidentes e valor total).

Contrato documento que formaliza a negociação, entre a SCMJF e Fornecedor. • A formalização do contrato se dará mediante a assinatura dos representantes legais da contratante e contratada.

2.2.3 - Responsabilidades do Fornecedor no processo de Compras

• Garantir a resposta das cotações dentro do prazo estabelecido;
• Fornecer materiais e serviços que obedeçam aos padrões exigidos pelas normas técnicas vigentes;
• Responsabilizar-se de forma ampla e irrestrita pelos materiais produzidos ou comercializados no seu estabelecimento, inclusive por todo desvio de qualidade que porventura não tenha sido identificado no ato do recebimento;
• Permitir à Instituição acompanhar o processo de industrialização, comercialização e estocagem dos materiais, quando necessário;
• Receber e aceitar notificações referentes a qualquer procedimento que precisa ser corrigido e que estejam em desacordo com o contratado, fazendo as devidas correções no prazo estabelecido.

2.2.4 - Pontos Fundamentais para o relacionamento comercial

• Observar a data e hora limite estipulada pelo comprador para envio das propostas (retorno da Cotação de Preços);
• Fornecer equipamentos, materiais ou serviços por solicitação exclusiva de funcionários do Setor de Licitação e Compras
• Estar ciente que os únicos documentos para formalizar uma negociação e respectivo pagamento são a Ordem de Compra ou o Contrato;
• Fornecer quando solicitado, toda documentação exigida para cadastro e fornecimento
• Fornecer informações imediatas da confirmação do pedido e/ou quaisquer mudanças relativas ao mesmo;
• Atender à Instituição em suas necessidades, de acordo com quantidade e data de entregas pactuadas, respeitando as condições comerciais negociadas;
• Responder prontamente às solicitações dos colaboradores da área de Compras quanto ao tempo de entrega de materiais e serviços.

2.2.5 - Normas para entrega dos Produto

As entregas devem obedecer às definições contidas na Ordem de Compra ou no Contrato, bem como os locais e horários praticados pela SCMJF. É obrigatório a indicação do lote, validade e nº da ordem de compra na nota fiscal.

Dados para emissão de Nota Fiscal:
✓ Razão Social: Santa Casa de Misericórdia de Juiz de Fora
✓ CNPJ 21.575.709/0001-95
✓ Endereço de entrega e faturamento - Avenida Barão do Rio Branco, 3353 - Passos - CEP
36.021-630 Juiz de Fora - MG

Horário de entrega:
✓ Almoxarifado central – 2ª a 5ª feira, das 08:00h às 11:00h e 14:00h às 17:00h / 6ª feira 08:00h às 11:00h e 14:00h às 16:00h.
✓ Almoxarifado manutenção: de 2ª a 5ª feira das 08:00h às 11:00h e 13:00h às 17:00h, 6ª feira das 08:00h às 11:00h e 13:00h às 16:00h.
✓ Almoxarifado nutrição: de 2ª a 6ª feira das 08:00 às 11:00h e 13:00 às 15:00h / sábados: 08:00 às 13:00h.
✓ Laboratório de imunologia: avenida barão do rio branco, 3500 – 12º andar de 2ª a 5ª das 08:00h às 16:00h e 6ª feira das 08:00h às 15:00h.

Em caso de necessidade de medicamentos ou materiais médico-hospitalares de urgência, permitimos a entrega na Farmácia Central nos horários: 2ª a 6ª feira, das 07:00h às 19:00h e Sábados de 07:00h a 12:00h, fora desses horários somente com autorização da Coordenação da Farmácia.

2.2.6 - Orientações para faturamento e emissão da Nota Fiscal

• Na Nota Fiscal deve constar o número da Ordem de Compra;
• Na Nota Fiscal de Materiais Especiais e Consignados, deve constar o lote, a validade, registro na Anvisa, além dos dados do atendimento: paciente, cirurgião, data da cirurgia e convênio;
• Na Nota Fiscal de Medicamentos, Materiais Hospitalares, Nutricionais e produtos de Laboratório devem constar, obrigatoriamente, informações de lote e validade dos produtos;
• Para Medicamentos e Materiais Hospitalares, a validade mínima deve ser de 12 meses a contar do envio;
• Para Gêneros Alimentícios não perecíveis a validade mínima deve ser de 03 meses;
• Para produtos de laboratório refrigerados, a validade mínima deve ser de 03 meses e para congelados, a validade mínima deve ser de 06 meses.

Almoxarifado Central / Manutenção: edney.santos@santacasajf.org.br
Medicamentos: cicero.moreira@santacasajf.org.br
OPME Geral: consignados14@santacasajf.org.br
OPME Hemodinâmica: opme.hemodinamica@santacasajf.org.br

2.2.7 - Orientações para entrega dos produtos no Almoxarifado

• O faturamento deve estar de acordo com a Ordem de Compra/contrato;
• Validade e especificações do produto devem estar de acordo com as condições acordadas;
• A transportadora deverá enviar funcionários em número suficiente para realizar a descarga dos materiais/produtos;
• O peso e empilhamento máximo das embalagens não devem exceder às regulamentações vigentes ou orientações do fabricante;
• Os veículos utilizados para entrega devem ser adequados ao tipo de produto transportado, sendo os mesmos passíveis de verificação das condições pela equipe de recebimento.

2.2.8 - Devoluções

Na entrega, os produtos que não atenderem aos requisitos especificados serão devolvidos na sua totalidade, constando o motivo no verso da Nota Fiscal.
Quando se tratar de devolução posterior ao recebimento, o fornecedor será comunicado e a devolução será acompanhada da respectiva Nota Fiscal de Devolução emitida pela SCMJF.
Para fins de avaliação do fornecedor, as Intercorrências serão registradas no sistema de gestão estratégica e enviadas por e-mail.

3 - Gestão de Fornecedores

3.1 - Fornecedores Críticos

São considerados fornecedores críticos aqueles que podem afetar a qualidade (impacta diretamente no atendimento e na satisfação do cliente) tem potencial para conduzir dano aos clientes, ao patrimônio e que possa colocar em risco a continuidade operacional da Instituição e que se não acompanhados, podem comprometer de forma relevante a assistência direta ao paciente ou a manutenção de serviços essenciais de apoio.

3.2 - Seleção de Fornecedores

Os fornecedores serão selecionados de acordo com o tipo de necessidade da Instituição. Para facilitar a gestão deles, quando cadastrados, são identificados de acordo com o grupo de produtos que fornece: fornecedores de materiais e medicamentos, fornecedores de Gêneros Alimentícios, fornecedores de OPME, conforme padrões do sistema de gestão MVSoul.

3.3 - Qualificação de Fornecedores

É reservada a SCMJF a inclusão de novos fornecedores assim como a inativação de fornecedores que não atendam aos requisitos estabelecidos para qualificação. A SCMJF utiliza plataforma eletrônica de compra, onde estão disponibilizados os documentos necessários para participação nos processos, para compras realizadas fora da plataforma, solicitamos que envie os documentos digitalizados para o e-mail do comprador solicitante.
Os Documentos exigidos para todos os fornecedores estão descritos nas Fichas de cadastrais que foram elaboradas em conformidade com a área técnica e seguem os requisitos legais por ramo de atividade, podendo ser solicitado documentos complementares ou descartado sempre que necessário.

3.3.1 Documentação necessária para cadastro

PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS MÉDICOS CONTRATADO

• Cartão de inscrição do CNPJ
• Contrato Social / Última Alteração Contratual;
• Carteira de Identidade e CPF/MF dos sócios ;
• Inscrição no C.N.E.S. – Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Saúde;
• Certificado de responsabilidade técnica do Conselho correspondente;
• Alvará de localização e funcionamento expedido pela prefeitura;
• Alvará da vigilância sanitária ;
• Título de especialização (QUANDO SOLICITADO PELA DIREÇÃO TÉCNICA) ;
• Inscrição na A.N.S. - Agência Nacional de Saúde Suplementar;
• Certidão negativa de tributos previdenciários;
• Certidão negativa de tributos federais;

FORNECEDORES DE SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO E CALIBRAÇAO DE EQUIPAMENTOS MÉDICOS

• Cartão de inscrição do CNPJ;
• Contrato Social;
• Alvará de localização e funcionamento expedido pela prefeitura;
• Alvará da vigilância sanitária ;
• Certificado de responsabilidade técnica do Conselho correspondente ;
• Declaração meio de transporte veículo de transporte vistoriado pela vigilância ou outro órgão;
• Competente (quando o produto exigir);
• Certificações, políticas ou Sistemas de Gestão (Qualidade, Meio Ambiente, Responsabilidade Social, Saúde e Segurança) – OPCIONAL;
• Credenciamento no inmetro / Rede Brasileira de Calibração .

FORNECEDORES DE MATERIAIS MÉDICO/ MEDICAMENTOS / SANEANTES

• Cartão de inscrição do CNPJ;
• Alvará de localização e funcionamento expedido pela prefeitura
• Alvará da vigilância sanitária;
• Certificado de boas práticas de fabricação emitido pela ANVISA;
• Certificado de boas práticas de Distribuição e armazenagem de medicamentos;
• Certificado de boas práticas de Distribuição e armazenagem de Produtos;
• Certificado de responsabilidade técnica do Conselho correspondente;
• Autorização especial para comercialização de produtos sujeitos a controles especiais;
• Autorização para medicamentos notificação simplificada;
• "Laudo de Análise física, química, biológica para medicamentos notificação simplificada ( exemplo: álcool, PVPI etc.)”;
• Certificações, políticas ou Sistemas de Gestão (Qualidade, Meio Ambiente, Responsabilidade Social, Saúde e Segurança) – OPCIONAL.

FORNECEDORES DE GÊNEROS ALIMENTÍCIOS

• Cartão de inscrição do CNPJ;
• Manual de Boas Práticas;
• Alvará de localização e funcionamento expedido pela prefeitura;
• Alvará da vigilância sanitária;
• "Declaração meio de transporte veículo de transporte vistoriado pela vigilância ou outro órgão;
• Competente (quando o produto exigir)";
• Certificado de controle da água;
• Registro do SIF ou IMA (fornecedores de produtos de origem animal);
• Certificado de controle integrado de vetores e pragas;
• Análise microbiológica - OPCIONAL;
• Certificações, políticas ou Sistemas de Gestão (Qualidade, Meio Ambiente, Responsabilidade Social, Saúde e Segurança) – OPCIONAL

FORNECEDORES DE EQUIPAMENTOS MÉDICOS

• Cartão de inscrição do CNPJ;
• Alvará de localização e funcionamento expedido pela prefeitura;
• Alvará da vigilância sanitária;
• Carta exclusividade, quando o exigir;
• Certificado de boas práticas de fabricação emitido pela ANVISA;
• Certificado de responsabilidade técnica do Conselho correspondente;
• Certificações, políticas ou Sistemas de Gestão (Qualidade, Meio Ambiente, Responsabilidade Social, Saúde e Segurança) – OPCIONAL;

FORNECEDORES DE EPI´s E EXTINTORES DE INCÊNDIO

• Cartão de inscrição do CNPJ;
• Certificações, políticas ou Sistemas de Gestão (Qualidade, Meio Ambiente, Responsabilidade
• Social, Saúde e Segurança) – OPCIONAL;
• Alvará de localização e funcionamento expedido pela prefeitura;
• Certificação junto ao Inmetro, CREA, Corpo de Bombeiros.

3.4 – Avaliação de Fornecedores

A avaliação dos fornecedores é baseada em indicadores de desempenho, visando atender requisitos de qualidade determinados pela Santa Casa.
Durante fornecimento do produto ou prestação de serviço, os fornecedores passarão por processos de monitoramento e serão avaliados de acordo com seu nível de criticidade.
Para cada segmento temos critérios definidos, conforme modelos padronizados, visando garantir a qualidade do serviço prestado e entrega de produtos.

3.5 - Visitas técnicas

Para qualificação de fornecedores e efetivo acompanhamento durante o relacionamento comercial, para fornecedores críticos, será efetuada visita técnica a cada 2 anos ou por demanda por uma equipe da SCMJF, cuja função será validar as condições de fornecimento.
Os fornecedores são avaliados e selecionados para visita técnica de acordo com a classificação ABC em que estão inseridos. Na curva A se enquadram os fornecedores que, cumulativamente representam até 70% do volume financeiro de aquisições, por isso considerados de maior relevância e caracterizados como críticos.
No mês de janeiro de cada ano será feita a análise e o agendamento de visitas àqueles necessários. O parâmetro de verificação é o da Curva ABC por Grupo, considerando para geração da mesma os últimos 12 meses.
São avaliados os seguintes grupos: Medicamentos, Materiais Hospitalares, Material Laboratório de Análises Clínicas, Gêneros Alimentícios, OPME e Prestadores de Serviços envolvidos diretamente com a assistência hospitalar ou apoio essencial.
Quando os fornecedores forem fabricantes, não há necessidade de efetuar Visita Técnica, porém, é preciso avaliar seu desempenho seguindo a metodologia estabelecida no item 3.2.4. Para o grupo de Gêneros Alimentícios, são considerados críticos todos os fornecedores de Carnes, Hortifrutigranjeiros, Pães, Leites e derivados, não obedecendo necessariamente a Curva ABC. Da mesma forma, para o grupo de Serviços, são considerados críticos todos os fornecedores envolvidos diretamente com a assistência hospitalar ou apoio essencial, não obedecendo necessariamente a Curva ABC.
No momento da visita serão verificados os itens constantes do Check List visita técnica. Após a visita técnica, os relatórios serão arquivados com o parecer e recomendações aos fornecedores, para registro e consulta futura.

3.6 – Intercorrência ao Fornecedor Externo

A intercorrência ao Fornecedor Externo é uma ferramenta utilizada na gestão de fornecedores para tratar questões voltadas a qualidade dos produtos e serviços, não conformidades identificadas em visitas técnicas e auditoria interna em terceiros. Os relatos são direcionados aos fornecedores que devem responder em até 3 dias úteis, identificando a causa raiz e apresentando ações corretivas ou de melhoria.

3.7 – Índice de Desempenho de Fornecedores (IDF)

O IDF é composto pelas avaliações das entregas de produtos e serviços, visitas técnicas e Intercorrências geradas ao longo do período, anualmente, após compilação dos dados divulgamos o resultado obtido, conforme parâmetros abaixo:

• PÉSSIMO - Pontuação média de negativo a 10 - o fornecedor será notificado sobre a situação e terá seu cadastro suspenso
• RUIM - Pontuação média de 10.01 a 20 - o fornecedor será notificado sobre a situação, que será avaliado mensalmente. Caso persista o resultado, terá o cadastro suspenso;
• BOM - Pontuação média de 20.01 a 30 - o fornecedor será notificado sobre a situação, e será avaliado mensalmente.
• ÓTIMO - Pontuação média de 30.01 a 35 - o fornecedor terá preferência em casos de empate nas cotações e compras de urgência.
• EXCELENTE - Pontuação média de 35.01 a 40 - o fornecedor terá preferência em negociações, empate nas cotações e compras de urgência